Belangrijk doen op het werk (2): de out-of-office melding

De afgelopen tijd werd de secretaris vanwege de verscheidene feestdagen weer geteisterd door een grote schare aan afwezigheidsmeldingen, helaas vaak bekend onder de naam out-of-office replies. Verheug je je in eerste instantie bij het direct verschijnen van een pop-up op een rappe inhoudelijke reactie, blijkt je interne of externe collega een automatisch antwoord te hebben ingesteld.

Het wordt steeds gekker met het te pas en te onpas toepassen van die afwezigheidsmelders. Tegenwoordig lijkt het gemeengoed dat zelfs op de enige niet-werkdag in de week deze zonder al teveel overwegingen wordt aangevinkt. Om nog maar te zwijgen van berichten van mensen die “vandaag wat minder goed bereikbaar zijn”. Naast de moeilijk uitroeibare CC-cultuur is de out-of-office reply één van de grootste uitwassen van de (misplaatste) indruk van belangrijkheid die werknemers willen uitstralen. Met als gevolg dat sommige mensen meer afwezigheidsberichten dan zinnige mails versturen én de mailbox van collegae voor meer dan de helft uit inhoudsloze berichten bestaat.

niet-aanwezig
Bron: morriscompany.com

Het naarste aan al die kennisgevingen is dat de beloften die er in staan, vaak helemaal niet na worden gekomen. “U krijgt bij terugkomst zo spoedig mogelijk bericht”, maar dan zal men zich toch eerst door tientallen of -bij langere afwezigheid-  honderden mails moeten ploeteren die vervolgens eerst nog in kaart worden gebracht en geprioriteerd worden. Daarnaast worden er vaak allerlei collega’s opgeworpen die als tijdelijk contactpersoon zullen fungeren, maar als puntje bij paaltje komt, zijn ze niet ter zake kundig of besluiten ze op eigen houtje dat “dit wel kan wachten tot X of Y terug is.” Of nog erger: de collega in kwestie blijkt zelf ook aan de Costa del Sol te liggen!

Overigens zijn de meeste berichten gespeend van enige creativiteit, humor of vriendelijkheid. De ontvanger wordt op zakelijke of zelfs strenge wijze erop gewezen dat die niet al te veel moet verwachten. Imperatieven en het woordje “niet” tieren welig en cursief en vetgedrukte tekst zijn niet van de lucht. Met een aantal tips valt hier best makkelijk wat aan te doen.

De belangrijkste constatering is eigenlijk dat, los van de hoge irritatiegraad, het gros van de afwezigheidsmeldingen helemaal niet nodig is. Vaak is het geen enkel probleem als de reactie even blijft liggen en als er echt sprake is van spoed, dan had men gewoon moeten bellen. Het komt juist te bijdehand en overdreven over als van de kortste absentie gewag wordt gemaakt. En wat is er spannender om je collega een beetje in het ongewis te laten over de termijn van reageren!

Bron omslagfoto: radio2.be

Advertenties

3 gedachtes over “Belangrijk doen op het werk (2): de out-of-office melding

  1. Dank voor uw email.

    Het gerucht is waar.
    Ik zit deze maand op Texel, slenter over het strand, eet dikke pannenkoeken en noten, en belast mijn eega met alle binnenkomende telefoontjes.

    De meeste out-of-office berichtjes zitten toch maar te zitten en negeren de waarheid dat iemand plezier heeft terwijl u een email stuurt.
    Ik accepteer de teleurstelling dat u me niet kunt bereiken, ook al wordt de teleurstelling verergerd door het feit dat u mij een beetje zult haten voor de verwijzing.

    Om eerlijk te zijn, zal ik waarschijnlijk alle email verwijderen, die ik ontvangen heb terwijl ik weg was. Daarom verzoek ik u vriendelijk om mij na 1 juli opnieuw een boodschap te sturen. Tegen die tijd, zal ik het probleem van mijn macadamia-verslaving hebben overwonnen, en in staat zijn u met een helder hoofd te antwoorden.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s